Selbstauskunft von Mietinteressenten und Datenschutzrecht
Auf welche Rechtsgrundlage können Vermieter die Erhebung von Daten der Mietinteressenten stützen?
Vermieter haben ein berechtigtes Interesse daran, sich keine Mieter ins Haus zu holen, die ihren Pflichten zur Mietzahlung nicht nachkommen können oder gar Mietnomaden sind und die Wohnung mit Schäden hinterlassen. Dazu bedienen sich Vermieter oft eines Fragebogens, ob die gewünschten Informationen im Rahmen einer Selbstauskunft vom Mietinteressenten zu erhalten. Manchen holen zusätzlich eine Bonitätsauskunft ein oder verlangen die Vorlage einer Schufa-Selbstauskunft. Manche Vermieter schießen dabei aber über das Ziel hinaus und fragen auch sehr persönliche Dinge ab.
Jede Frage an den Mieter ist rechtlich gesehen eine Datenerhebung durch den Vermieter und unterliegt dem Datenschutzrecht. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG a.F.) und inzwischen das neue BDSG, aber insbesondere die EU-Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO) und auch das jeweilige Landesdatenschutzrecht (für öffentliche Vermieter) schützen die Belange der natürlichen Person (im Gegensatz zu einer juristischen Person wie einer GmbH oder einer AG), in unserem Falle also des Mietinteressenten. Das Datenschutzrecht kennt den Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung, § 3a BDSG a.F. – jetzt Art. 5 Abs. 1c) DSGVO (Datenminimierung). Je weniger Daten man speichert, um so weniger „Schindluder“ kann damit getrieben werden und um so weniger Daten können abhanden kommen. Außerdem darf man nur das fragen, was für die Vermietungsentscheidung erforderlich ist. Schließlich müssen die Mieter bei der Datenerhebung zumindest über den Zweck der Datenerhebung und die Dauer der Datenspeicherung informiert werden.
Eine Einwilligung als Grundlage für die Datenerhebung, Art. 6 Abs. 1a) DSGVO, Art. 7 DSGVO, scheitert nach Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden an der Freiwilligkeit, da sich Mietinteressenten, die eine Wohnung benötigen, gezwungen sehen, den Fragebogen auszufüllen und dabei nicht mehr freiwillig handeln. Die Freiwilligkeit ist aber eine grundlegende Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Einwilligung im Datenschutzrecht. Die Datenerhebung kann vielmehr nur auf die gesetzliche Erlaubnis zur Datenerhebung in Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses gestützt werden, § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG – jetzt Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Danach darf aber nur das an Daten erhoben werden, was für das Vertragsverhältnis erforderlich ist.
Damit Vermieter wissen, was sie noch fragen dürfen und was nicht mehr und umgekehrt die Mieter wissen, welche Fragen von Vermietern sie nicht beantworten müssen, haben die Datenschutzaufsichtsbehörden in der Datenschutzkonferenz eine Orientierungshilfe zur „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten“ mit Stand Januar 2014 veröffentlich (aktualisiert 30.01.2018), die kostenfrei heruntergeladen werden kann.
Welche weiteren datenschutzrechtlichen Pflichten müssen Vermieter beachten?
(Update 23.05.2022) Außer der Rechtsgrundgrundlage sind noch die weiteren datenschutzrechtlichen Pflichte zu beachten, z.B. die Informationspflichten (Art. 13. DSGVO) sind zu erfüllen, da sonst ein Bußgeldrisiko besteht, Art. 83 DSGVO, z.B. wenn sich ein abgewiesener Mietinteressent bei der Datenschutzaufsicht beschwert.
Zudem sollte ein Löschkonzept bestehen und die Löschung von nicht zum Zuge gekommen Mietinteressenten und von ehemaligen Mietern regeln. Die Deutsche Wohnen hatte wegen Nichtlöschung von Kopien von Personalausweisen, Kontoauszüge, Gehaltsbescheinigungen und Krankenversicherungsdaten trotz mehrfacher Aufforderung durch die Aufsicht einen Bußgeldbescheid über 14,5 Millionen Euro erhalten. Um zu klären, ob der Bußgeldbescheid rechtens ist, oder die Ablehnung des selben durch das LG Berlin (siehe Pressemeldung der Landesdatenschutzaufsicht Berlin, hat das KG Berlin inzwischen den Europäischen Gerichtshof eingeschaltet, KG, Beschluss vom 06.12.2021 – 3 Ws 250/21.
Zudem sollte ein Prozess installiert sein, wie Betroffenenrechte z.B. auf Auskunft, Art. 15 DSGVO, erfüllt werden.
Schaltet ein Wohnungseigentümer einen Verwalter ein, stellt sich die Frage, wie die Datenerhebung durch den Verwalter für bzw. im Auftrag des Eigentümers und Vermieters datenschutzrechtlich zu bewerten ist. Nahe liegt hier das Rechtsinstrument der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, was einen entsprechenden Vertrag zwischen Vermieter und Verwalter erfordern würde. Die Auftragsverarbeitung setzt eine Weisungsgebundenheit des Auftragsverarbeiters voraus. Die Entscheidungsbefugnis über die zu erhebenden Daten und deren Verarbeitung liegt ausschließlich beim Verantwortlichen (Vermieter). Gibt der Verwalter aber letztlich den Selbstauskunftbogen vor und hat dieser auch Entscheidungsvollmacht zur Auswahl der Mieter und Abschluss der Mietverträge kommt auch eine gemeinsam Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO in Betracht. Welches Rechtsinstrument hier das Richtige ist, bedarf einer Prüfung anhand der Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse in der konkreten Ausgestaltung des Verhältnisses zwischen Vermieter und Verwalter.
Bei Fragen zum Datenschutzrecht berät Rechtsanwalt David Seiler gerne bundesweit Vermieter und Datenschutzbeauftragte.